د.سعود آل طالب للاستشارات القانونية
بلا شك أن المذكرة الداخلية قد تستخدم في مجال العمل الإداري في المؤسسات المختلفة وذلك من حيث طبيعة الاستخدام والمحتوى وشكلها الكتابي واليوم سنتحدث بشكل توضيحي عن المذكرة الداخلية.
فقد تحتاج كل من المكاتب الحومية والمؤسسات التجارية التي قد تعمل وذلك وفقاً لأنشطة وتوجهات إدارية أو تجارية أو غيرها لتسجيل مراقبة ما قد يحدث داخلها من حيث المعاملات والحقائق لحفظ هذه المعلومات واسترجاعها عند الضرورة.
فقد يعتبر تدوين المذكرات الداخلية والتقارير وإعدادها أمراً هاماً للغاية لأنها قد يمكن أن تحافظ على البيانات.
والمذكرات الداخلية هي المستندات التي من المفترض أن يتم تخزينها في شكل أوراق والتي تعتمد على معلومات إدارة أعمال ويتم حفظها من خلال طباعتها أو حفظها على الانترنت .
الفرق بين المذكرات الداخلية والتقارير
- تبدأ المذكرات الداخلية بالتنسيق هذا: التاريخ /. إلى / من ـــ / الموضوع …. بينما التقارير تحتوي على مقدمة وعناوين فرعية ورئيسة وصور ومخططات ورسوم بيانية ليتم دعم المعلومات التي قد ترد فيها.
- الهدف الأساسي من إعداد المذكرات الداخلية حماية القارئ. بينم الهدف من كتابة التقارير هو أن يتم إقناع القارئ.
- المذكرات الداخلية تكون مكتوبة حول المسائل القانونية والمعاملات التجارية. بينما التقارير فقد تُكتب عن الشؤون الحكومية النقابات العمالية.
- فقد تعد التقارير أكثر إيجازًا من المذكرات فقد يتم بحثها بشكل شامل فقد تميل المذكرات الداخلية إلى التفصيل من أجل إعطاء عدد من الأوامر حول تغيير في سياسات المنظمة أو بعض الأوامر بشأن مشكلة ما.
- احتواء كل من التقارير والمذكرات الداخلية على حقائق لغرض التخزين أو النقل، أو كتسجيل موثق للأحداث.
- التقارير هي عبارة عن مواد غنية بالمعلومات من الممكن أن يتم استخدامها من أجل استهداف الجمهور. بينما نموذج المذكرة هو مستند موجز يستخدم كنموذجًا ليتن تذكر المعلومات واستعادة الذاكرة.
أنواع المذكرات الداخلية
هناك العديد من أشكال المذكرات الداخلية فقد ستعملها عدد كبير من الموظفين على اختلاف وظائفهم، ومن أنواع المذكرات الداخلية:
- مُذكرة الإحاطة: فقد يتم استخدامها عند تقديم شرح مفصل حول ما طبيعة العمل.
- مذكرة السؤال: وهي التي يتم استخدام عندما يتم حدوث مشكلة ما فقد يتم طرحها إلى مدير الشركة، حتى أن يتم يأخذ القرار المناسب لكي يتم تنفيذه.
- مذكرة المعلومات: تعتبر هذه المذكرة من أهم المذكرات، فقد يتم استخدامها عند طلب الاستقالة من قبل أحد الموظفين.
- مذكرة التهنئة: فقد يتم استخدامها عند تهنئة أحد من الموظفين وذلك بمناسبة ترقيته من قبل الإدارة أو في مناسبة أخرى.
نموذج مذكرة داخلية
اسم المنظمة وشعارها
اسم الإدارة
التاريخ…/…. /….
مذكرة داخلية
إلى: ـــــــــــــــــــــــــــ
من: ــــــــــــــــــــــــ
الموضوع/ ـــــــــــــــــــــــــــــ
1-ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
2-ــــــــــــــــــــــــــــــ.
3-ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
4-ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
لاقتراح ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ.
والأمر ها هو معروض على سيادتكم برجاء (النظر، التوجيه، إبداء الرأي، العلم، الموافقة على)
الاسم: ـــــــــــــــــــــــــــــــــ
التوقيع: ــــــــــــــــــــــــ
الشكل العام للمذكرة
في بعض من المؤسسات فقد يتم تصميم شكل يكون ثابت للمذكرة فقد يتم تصميمها على ورقة، والشكل العام للمذكرة يتكون من:
- اسم وشعار المنظمة وما اسم الإدارة وأيضاً عنوان المكتب وهي مذكرة داخلية يلي ذلك (كل من إلى: …. ومن: …….) وهذا يدل على اسم المرسل والمرسل إليه .
- في نصف الورقة فقد يتم ذكر الموضوع فقد يكون هكذا (الموضوع: …… أو بخصوص…… أو بشأن…….).
- وبعد ذلك فقد يتم الفقرات وفيها قد يتم عرض موضوع المذكرة، وفي الغالب تكون مرقمة .
- أما آخر جزء وهو الجزء الذي قد يختص بالتصرف المطلوب (مثل النظر فيه، أو الإحاطة، أو للعلم أوالموافقة، أو اتخاذ القرار).
- وآخر جزء فقد يتم فيه كتابة كل من اسم المرسل وتوقيعه
وفي ختام مقالنا مكتب المحامي الدكتور سعود بن عبد الله آل طالب وجميع من يعملون به جاهزون على مدار الساعة للرد على كافة استشاراتكم القانونية الدقيقة فلا تترددوا بالاتصال بنا.